מהו המתכון המנצח להפוך תהליך ידני בעסק לאוטומטי?

תהליכים לא יעילים יכולים להפריע לצמיחת העסק.
זמן הוא יקר. חמש הדקות הנוספות שנדרשות לעדכון ידני של בסיס נתונים למשל, רק יגדלו ככל שתמשיך לעשות זאת ויבזבזו זמן יקר נוסף.

נסה להתמקד ב 3הפעולות הנ”ל לאיתור בזבוז זמן:
1. מהן הפעולות בתהליכים אלה
2. באיזו תדירות עושים זאת
3. כמה זמן זה לוקח

בני אדם יכולים לעשות דברים מדהימים.
אנחנו יכולים גם לעשות טעויות ממש מטופשות.
אנחנו שוכחים תאריכים חשובים בלוח השנה או משימות חשובות שאנחנו אמורים לבצע.

בעסק לטעויות אנוש יכולות להיות השלכות גדולות ואובדן רווח יקר לעסק.

דוגמה: באמת שיש אינספור דוגמאות, כל עסק ובני האנוש שלו…. דוגמה נפוצה היא איבוד פניה שלא זכתה לתגובה.
אוטומציה תעלה את הרף שבו בני האדם נופלים.

אם גם את מוצא עצמך בסיטואציה דומה לזאת:
אני כל הזמן אומר לנטע שתעשה את זה ככה והיא עושה את זה לא נכון או שוכחת לעתים קרובות”

זה בדיוק הסימן לתהליך שאתה חייב להפוך לאוטומטי

אם נטע היא מקצוענית בהמרת לקוחות פוטנציאליים וסגירת עסקאות, אוטומציה תאפשר לה להשקיע זמן במה שהיא עושה הכי טוב.

תוכנית עבודה תציף לך עבודה כפולה ולא יעילה.
כל היום אתה שולח מידע בין אפליקציות או מערכות.
תמיד טוב לקצץ במספר המערכת והאפליקציות בשרשרת.
המתכון המנצח כאן הוא מערכת אחת או שתיים שהם “מגדל הפיקוח” של העסק (מערכת ניהול ובסיס נתונים).
על 2 המערכות הביסיות נוסיף רק מה שבאמת נדרש לעסק שלך.

דוגמה: שימוש בגיליונות אקסל / גוגל שייטס כדי להעביר מידע למערכת CRM.
בסיום העברה אין שימוש בגיליון האלקטרוני לשום דבר אחר.

לעיתים קרובות בשלב הראשון של בדיקת התהליך מבינים מיד כי עובדים עושים דברים רק כי זה עובד כבר שנים (ואולי הייתה לזה סיבה בשלב מסוים) אבל התנאים שהיו לפני שנים השתנו וכעת ניתן לעבור לתהליך יעיל ומשופר.
אם המידע צריך להיכנס ישירות אל ה- CRM אפשר לדלג על הגיליון האלקטרוני ולקבל תהליך יעיל ומשופר.

בשלב זה נוכל לקבל “נצחונות קטנים” (Quick wins). פתרונות שניתן ליישם באופן מהיר ומיידי ולקבל השפעה מיידית על העסק.
נצחונות קטנים נותנים לך ולעסק תנופה מיוחדת.

• מניע מומנטום בכך שהוא עוזר לך להבין תהליך משופר ויעיל במהירות.
• יש לו השפעה חיובית על הפרויקט, העסק והעובדים.